1.JUSTIFICACIÓN

 

UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en la Constitución Política, adopta el presente Manual de Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

 

2.NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN

 

UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. como responsable del tratamiento de datos, por medio de este manual implementa todas las acciones necesarias para tratar y proteger los datos personales recogidos en sus bases de datos.

 

3.OBJETO

 

La presente política; tiene por objeto definir los parámetros bajo los cuales se da tratamiento a todos los datos personales recogidos y almacenados dentro de las bases de datos que posee UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S.

 

4.ÁMBITO DE LA APLICACIÓN

 

La presente política se aplica a todas las bases de datos que administra UNIÓN MÉDICA DEL NORTE S.A.S. dentro de todas y cada una de sus dependencias, tanto en su sede principal en la ciudad de Bogotá D.C. - Colombia en la Calle 129B Nº 92B - 09, teléfono: 7438163 - 7025526, como en todas las sedes que en un futuro se puedan establecer, por parte de los Encargados del Tratamiento de los Datos Personales y de eventuales terceros que de una u otra manera gestionen bases de datos personales de UNIÓN MEDICA DEL NORTE.

 

5.PRINCIPIOS

 

En el tratamiento de datos personales que realiza UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. se aplican todos los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, en especial la Ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013, tal como se señalan a continuación:

 

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento al que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución.  En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

 

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

6.CONSULTA DE LA POLÍTICA

​

UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. pone a disposición de los titulares de los datos personales esta política en sus dependencias, en su página web www.unionmedicadelnorte.com y demás medios idóneos de divulgación.

 

7.CATEGORÍA Y CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS

 

UNIÓN MEDICA DEL NORTE de acuerdo con los datos tratados, se acoge a la clasificación que ordena la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

 

8.DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

​

UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. hace manifiesta la voluntad de protección de los derechos de los titulares de los datos personales; en tal sentido y conforme a la ley, señala los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares:

• Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de las bases de datos de UNIÓN MEDICA DEL NORTE.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a UNIÓN MÉDICA DEL NORTE por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de sus datos.

• Ser informado por UNIÓN MÉDICA DEL NORTE, previa solicitud, respecto al uso que les ha dado a sus datos personales.

• Presentar, cuando sea el caso, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones al tratamiento de sus datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder y conocer en forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la ley en el tratamiento de datos personales.

 

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

 

• El titular de los datos personales.

• Los causahabientes del titular de los datos personales.

• El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

 

9.RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. NIT. 800166536-0 con sede principal en Bogotá D.C. Calle 129B Nº 92B - 09, teléfono: 6017438163 – 6017025526 celular 3183439433, correo electrónico protecciondedatos@unionmedicadelnorte.com es el responsable del tratamiento y de las bases de datos personales.

​

10.ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

 

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de tratamiento. En el caso de UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. será encargado el trabajador o contratista, ya sea persona natural o jurídica, a cuyo cargo se encuentre el tratamiento de una base de datos específica, de acuerdo al acta de nombramiento que así lo designe.

​

11.AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES

 

UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. para el tratamiento de datos personales, solicitará a los titulares su autorización libre, clara, previa, expresa e informada, mediante cualquier medio idóneo que permita el almacenamiento de la misma para los efectos legales. Por ende la misma recolecta, almacena, procesa, usa, suprime, coteja, busca, actualiza, transmite y transfiere la información personal, requiriendo previamente el consentimiento libre, expreso e informado del titular de la misma. La autorización es una certificación que informa al titular de los datos personales acerca de:

 

• El tratamiento de sus datos personales

• Finalidades del tratamiento

•  El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

•  Derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados que tiene el titular del dato

 Solicitud explicita de autorización sobre recopilación de datos sensible

• Solicitud de autorización sobre recopilación y tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

•  La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento

• Solicitud  de documento de identidad del mayor de edad y/o  de menor de edad, con el fin de escanearlo y /o tomar foto para que el mismo se registre en plataforma de la IPS con el fin de que los datos del mismo se encuentren acorde y no se evidencie error en documentos sensibles tales como  historia clínica, exámenes médicos, ontológicos, diagnósticos entre otros, conllevando a cumplir el propósito de llevar a cabo la ejecución, seguimiento, control, evaluación, identificación, auditoria de la información médica sensible del  titular.

 

12.CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS

 

UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. pone a disposición todos los recursos humanos y tecnológicos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales que tiene en su poder. En todo caso, verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos pertinentes.

 

13.MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

 

UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. para obtener la autorización de tratamiento de datos personales, utilizará diferentes medios que permitan de parte del titular su manifestación libre, clara, expresa e informada.

 

​

14.REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada a UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión total o parcial de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas, UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. continúa tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

 

15.TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

 

El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, podrán ser recolectados y tratados entre otros fines, para:

 

✔Área de Gestión Humana

 

• Información demográfica dentro del proceso de selección y vinculación de personal con fines de verificación de referencias, pruebas psicotécnicas y de seguridad, visitas domiciliarias, afiliación personal y del grupo familiar a seguridad social, seguridad y salud en el trabajo y demás relacionadas con el contrato de trabajo.

 

• Información demográfica dentro del proceso de contratación de servicios personales relacionados al objeto social de UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. o actividades conexas con fines de verificación de referencias, pruebas psicotécnicas y de seguridad y demás relacionadas con el contrato de prestación de servicios.

 

✔IPS – Tratamiento de bases de datos de pacientes

 

• Información de historias clínicas, salud, tratamientos, diagnósticos y ayudas diagnósticas, con la finalidad de la prestación integral del servicio en salud, reportes a entes de vigilancia y control, autoridades nacionales y locales de salud, estudios de satisfacción, Informes gestión para clientes relacionados con el servicio en salud, investigaciones clínicas, control y seguimiento de patologías, generación de indicadores que den cuenta de la funcionalidad de los programas, control y mejoramiento continuo de los sistemas de información institucional, auditoria de la historia clínica y gestión de riesgo.

• La UNIÓN MEDICA DEL NORTE, velará para que los niños, niñas y adolescentes puedan ser usuarios de los productos y servicios que la misma, siempre y cuando actúen a través de o debidamente representados por sus padres o por quienes tengan su patria potestad o representación legal. La empresa velará por el uso adecuado de los Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes (menores de edad), garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos y sus derechos fundamentales. Únicamente habrá tratamiento de estos datos cuando exista autorización expresa de sus representantes legales.

• Prestación de servicios asistenciales de usuarios y familias. Entrega de reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento. Dar respuesta a requerimientos a entidades de control. Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.

• Evaluación de la calidad de los productos y servicios de salud ofrecidos por la institución. Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.

• Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida. En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de la UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S.

 

La política de Tratamiento de Datos de la UNIÓN MEDICA DEL NORTE S.A.S. Es Aprobada el día 06 del mes diciembre de año 2021